Ieteikumi, kas palīdzēs tikt galā ar laika trūkuma problēmu

Kad cilvēks nemitīgi satraucas, ka nevar visu paspēt, tas tikai vēl vairāk kavē, jo neļauj koncentrēties. Ja šim darbiniekam ir kolēģi un padotie, satraukums var pielipt arī viņiem, un komandas darbs vairs nav tik saskaņots un produktīvs.

Laika trūkums var būt gan tāpēc, ka patiešām par daudz darba, gan tāpēc, ka pats esi neorganizēts - mēģini darīt desmit lietu reizē, vienmēr kaut kur skrien, jo nemitīgi kavē.

Piedāvājam ieteikumus, kas palīdzējuši dažam labam darbiniekam, vadītājam un kolektīvam tikt galā ar laika trūkuma problēmu. Mainīt iesīkstējušu darba stilu un lauzt stereotipus gan nav viegli, tomēr tas atmaksājas.

Starp haosu un pedantismu

Kārtīgums un darbu paveikšana noteiktajā termiņā arī palīdz taupīt laiku. Saņemieties un ieviesiet kārtību papīru kaudzēs uz galda un failos savā datorā - pēc tam būs jātērē daudz mazāk laika, lai kaut ko atrastu. Izskatīšanu sāciet ar pašiem darbietilpīgākajiem, grūtāk saprotamajiem dokumentiem. Grupējiet svarīguma secībā: vissvarīgākie dokumenti, kas jāizskata tūlīt (te nevajadzētu ierindot vairāk par pieciem); svarīgi dokumenti, kuri nav jāizskata steidzami, bet kuri ietilpst jūsu kompetencē, un visbeidzot - dokumenti, ar kuriem varētu strādāt padotie vai kolēģi. Izmetiet materiālus, ko «vispār jau varbūt derētu pārskatīt», bet kam noteikti nebūs laika. Tas pats sakāms par visu, kas notiek datorā.

Vēlēšanās visu padarīt ļoti pedantiski ir apsveicama tikai līdz zināmai robežai. Ja cilvēks tērē ļoti daudz laika un pūļu, lai arī mazsvarīgās lietās panāktu absolūti perfektu rezultātu, tas parasti neatmaksājas.

Apspriedes: par un pret

Nebūtu pareizi darbavietā pavisam atteikties no apspriedēm, jo cilvēks ir sabiedriska būtne. Šodien, kad daudzās profesijās cilvēki var strādāt no jebkuras vietas, viņi nereti jūtas atsvešināti. Apspriedē darbinieks var justies kā sava kolektīva daļa un arī dzirdēt būtisku informāciju tieši no augstākā ranga vadītājiem. Bet apspriedes nedrīkst paņemt par daudz laika. Lai padarītu tās produktīvākas, sāciet apspriedi noteiktajā laikā un negaidiet uz darbiniekiem, kuri kavējas, kā arī speciāli viņu dēļ neatkārtojiet sākumā teikto. Nosakiet apspriedei laika limitu un to ievērojiet. Sāciet ar svarīgākajiem jautājumiem un pārtrauciet spriešanu paredzētajā laikā. Pieredze rāda, ka pēc divām stundām sēdes dalībnieku uzmanība sāk atslābt. Ir vērts iepriekš plānot un izziņot, par ko apspriedē būs runa, un pie šā plāna arī turēties. Jautājumus, kuri parasti izraisa plašas neauglīgas diskusijas, neapspriediet sapulcē. To risināšanu vadītājs labāk lai uzdod konkrētiem darbiniekiem. Nepieļaujiet apspriedes traucēšanu: telefona zvanus, īsziņas, darbošanos sociālajos tīklos, apmeklētāju ierašanos, šķietami steidzamu dokumentu parakstīšanu u.c. Patiesībā ir ļoti maz tādu lietu, kas nevar pagaidīt līdz sapulces beigām. Nevajag arī rīkot apspriedes par katru nieku. Ir ļoti daudz jautājumu, kurus var nokārtot pa tālruni vai īsā klātienes sarunā ar konkrētiem darbiniekiem.

Atgūt laika izjūtu

Speciālisti iesaka nedēļā pavadīt vienu darbdienu un vienu brīvdienu bez pastāvīgas laikrāža klātbūtnes mobilajā tālrunī, monitora stūrī vai uz rokas. Ik pa laikam mēģiniet uzminēt, cik ir pulkstenis, un tad salīdziniet savu vērtējumu ar realitāti. Lielākā daļa cilvēku ir pārsteigti, cik neprecīzi viņi nosaka laiku. Taču šo izjūtu var uztrenēt, tad sāksiet labāk saprast, cik laika paņem tas vai cits darbs, sekmīgāk plānot un nepārtērēt laika limitu, ko atvēlēt katram mērķim.