Informācijas un komunikāciju tehnoloģiju uzņēmums Lattelecom ir izveidojis Baltijā modernāko pirmo viedo biroju Mettropole, kas maina ierastos priekšstatus par Latvijā tradicionālo darba vidi un kultūru.
Tagad uzņēmuma darbiniekiem ir krietni lielāka izvēle, kur strādāt individuāli (nav savas vienas konkrētas darba vietas), rīkot sanāksmes, tikšanās un atpūsties. Striktas robežas ir zudušas. Plecu pie pleca ar visiem darbiniekiem strādā arī vadītāji un valde. Lai arī viedā biroja pamatideja ir iedzīvināta tikai divus mēnešus, jau ir manāmi pirmie ieguvumi – jaunā pieeja ir ekonomiski izdevīga un atstāj pozitīvu efektu uz darba produktivitāti.
«Ikvienam cilvēkam ir jāattīsta spēja pieņemt un adekvāti reaģēt uz nepārtrauktām pārmaiņām sev apkārt. Jo pārmaiņas notiek nemitīgi. Mēs kā darba devējs pastarpinātā veidā varam palīdzēt saviem darbiniekiem attīstīt šo spēju, iemācīties rast mieru šajos pārmaiņu turbulences apstākļos. Ir jāpieņem, ka pārmaiņas nekad nebeigsies nedz uzņēmumā, nedz ekonomikā, nedz pasaulē kopumā. Soli pa solim Lattelecom nonāca pie secinājuma, ka viedais birojs ir praktisks veids, kā darbiniekos viest pārliecību, ka pārmaiņas ir kaut kas dabīgs, nepārtraukts process un pret tām nav jācīnās, bet tās jāpieņem un jādzīvo saskaņā ar tām, nepazaudējot sevi,» Mettropoles izveides filozofiskos aspektus pamato Lattelecom personāla vadības direktore Ingrīda Rone.
Viedā biroja pamatnosacījumi
Viedā biroja rašanās bija arī saistīta ar ļoti pragmatiskiem apsvērumiem. Piemēram, Lattelecom pieder aptuveni 70 ēku visā Latvijā, taču to uzturēšana prasa gana daudz gan laika, gan cilvēku, gan naudas resursu. «Mūsu stratēģija ir savā īpašumā atstāt tik ēku, cik mums faktiski vajag, nevis uzturēt visas, ko vēsturiski esam mantojuši. Piemēram, pērn tika pieņemts lēmums pārdot ēku G.Astras ielā. Tajā strādāja vairākas struktūrvienības. Pārdodot māju, protams, aktuāls bija jautājums, kur lai turpmāk strādā darbinieki? Lielākoties tie bija zvanu centrā strādājošie, kam diendienā ir cieša sadarbība ar mārketinga, tehniskajiem un citu struktūrvienību cilvēkiem, tāpēc secinājām, ka vislabāk būtu strādāt visiem kopā. Taču bija jāizveido vide, kur visiem būtu ērti un patīkami strādāt. Tā arī radās ideja par viedo biroju, kura trīs galvenie pamatnosacījumi ir izveidot dažādas elastīgas darba vides viena stāva ietvaros, nodrošināt pietiekami daudz vietas individuālam darbam, kā arī veicināt komunikāciju, sadarbību un radošumu darbinieku starpā,» stāsta I. Rone.
Lattelecom šobrīd ir pirmais darba devējs Latvijā, kas nolēmis pilnībā mainīt ierasto biroja atmosfēru un paradumus, taču pasaulē viedā biroja ideja ir aktuāla jau vairākus gadus. Pašreiz viedais birojs ir izveidots uzņēmuma centrālās ēkas 2. un 3. stāvā, bet pamazām Mettropole kļūs par ikdienu visiem uzņēmuma biroja darbiniekiem.
No idejas līdz tās realizācijai pagāja aptuveni gads, kas tika veltīts sagatavošanās darbiem un darbinieku informēšanai, lai viedā biroja koncepts būtu viņiem saprotams un viņi to akceptētu, jo, diezgan paredzami, sākotnēji jauninājumus strādājošie ar sajūsmu neuztvēra, jo pārmaiņas koriģētu arī viņu ierasto kārtību un paradumus, piemēram, vajadzētu atteikties no sava pastāvīga darba galda.
Maksimāla darbinieku iesaiste
Lai pamazām strādājošos iepazīstinātu ar viedā biroja pamatelementiem, piemēram, tika piedāvāta sava veida spēle – bija iespēja ar kādu no kolēģiem samainīties uz vienu dienu ar savām darba vietām. Tāpat no katras struktūrvienības tika izvirzīts kāds pārstāvis, kas tika iepazīstināts ar jaunā biroja pamatdomu un pēc tam kļuva par iegūtās informācijas vēstnesi citiem. «Mēs uzklausījām katras struktūrvienības bažas, kas, viņuprāt, rastos, pārejot strādāt uz jauno biroju. Un caur sarunām radām visām pusēm piemērotāko risinājumu. Biroja izveide bija visu kopdarbs. Darbinieki tika maksimāli iesaistīti, piemēram, internetā balsojot par vēlamākajiem pārmaiņu aspektiem. Un jāteic, ka ar katru kopīgo tikšanos viņu ticība viedā biroja lietderīgumam auga. Manuprāt, kulminācijas punkts bija «spāru svētki», kad darbinieki ieraudzīja izremontētās telpas,» spriež I. Rone.
Lai arī Lattelecom viedā biroja koncepts ir saistīts ar darba organizācijas un paradumu maiņu, protams, arī vizuālās pārmaiņas bija acīm redzamas. Bija nojauktas sienas gan burtiskā, gan pārnestā nozīmē – lai arī cik amizanti tas izklausītos, daži kolēģi beidzot viens otru ieraudzīja vaigā, jo līdz šim katrs rosījās citā struktūrvienībā un saziņa notika elektroniski. Tumšās telpas, kas bija pieblīvētas ar skapju rindām un starpsienām, bija mainījušās līdz nepazīšanai. Tā vietā bija redzamas modernas, omulīgas, dzīvīgas telpas, kas pirmajā brīdī noteikti neatgādina tipisku biroju. Katrā stāvā viena telpas daļa atvēlēta kopīgai garderobei, līdzās virtuvei radīta kafetērijas zona, kas kļuvusi par ļoti populāru pulcēšanās vietu – tur var nesteidzīgi iemalkot rīta kafiju, papusdienot, arī pastrādāt. Izveidota informatīva siena, kur redzamas visu konkrētajā stāvā strādājošo fotogrāfijas un telefona numuri.
Strādā, kur vēlas
Viedais birojs ietvēra arī vairākas būtiskas izmaiņas darba organizācijā un kultūrā. Pirmkārt, ja līdz šim katram bija savs galds, kur strādāt, sanāksmju telpas, kuras izmantot tikšanās laikā, un atsevišķi vadītāju kabineti, tad Mettropolē ir krietni lielāka dažādība vietu individuālam darbam, sanāksmju zāļu, tikšanās, kā arī atelpas vietu izvēlē. Piemēram, lai koncentrētos atskaites sagatavošanai, darbinieks var izmantot kluso zonu, savukārt, ja nepieciešama domu apmaiņa ar kolēģiem, tad piemērotāka ir radošā zāle, tējošanas vieta vai projektu zona. Neierasti, bet vērtīgi – visi vadītāji strādā kopā ar kolektīvu. Vides dažādība katram ļauj atrast piemērotāko vietu strādāšanai, vadoties pēc darba vajadzības, sava garastāvokļa vai citu kolēģu dienas plāniem. Mainīgas darba vietas (hot desk) pētījuma dati liecina, ka darbinieks pie sava darba galda pavada vidēji 40% no sava darba laika, tāpēc Lattelecom viedajā birojā Mettropole darbiniekiem nav savas vienas konkrētas darba vietas, un brīdī, kad darbinieks ir sanāksmē, pusdienās vai ārpus biroja, darba vietu lietderīgi izmanto kāds cits kolēģis. Ikdienišķa darba vietas maiņa palīdz gan koncentrēties uz konkrētu darba uzdevumu, gan arī samazina mazkustīguma riskus, kas raksturīgi biroja darbiniekiem. Turklāt darba galdi ir dažādi – tiem ir dažādi augstumi, īpaši iecienītas ir letes pie loga.
Mettropole dzīvo
Otrkārt, tīra darba virsma. Ja līdz šim darbiniekiem darba galds kalpoja par vietu, kur ne tikai novietot nozīmīgus darba dokumentus, bet arī izlīmēt, piemēram, līmlapiņas ar svarīgākajiem darbiem, tad šobrīd Mettropolē tiek ievērots tīrā galda princips. Katram darbiniekam ir savs skapītis, kurā salikt savas mantas, gan mainot darba vietu vienā biroja galā uz citu, gan dodoties mājup, ikreiz atstājot darba virsmu tīru un sakoptu.
I. Rone novērojusi, ka Mettropolē arī noteiktais darba laiks zaudējis savu noteiktu rāmi. «Darbinieki veido vakaros meistarklases. Tagad aktuāls ir Ziemassvētku dāvanu gatavošanas laiks. Redzams, ka Mettropolē ir rosība arī pēc pulksten 17. Mums piektdienās ir spēka aktivitāte, kur vīrieši piepumpējas vienas dziesmas garumā. Ir arī tablo, kur ik nedēļu tiek salīdzināti rezultāti.» Ir aizsākta arī pasākumu sērija, kuru virsuzdevums ir mācīties caur citu pieredzi, gūt sev kādu vērtīgu atziņu. Pirmais viesis bija hokejists Lauris Dārziņš.
Ieguvumi
Lai arī jauno paradumu iedzīvošanās izvērtējumu var veikt 3–6 mēnešu laikā, kopš pārmaiņas ir notikušas, jau šobrīd var redzēt skaidrus ieguvumus. Pirmais – Mettropole ļauj samazināt izmaksas – par kancelejas (dokumenti papīra formātā tiek izmantoti pēc iespējas retāk), biroja precēm, apsaimniekošanu. Principā par vairāk nekā 40% samazinājušās telpas apsaimniekošanas un uzturēšanas izmaksas uz vienu darbinieku. Jāuzsver arī efektīvāka uzņēmuma resursu izmantošana – par 70% augusi darbinieku kapacitāte esošajās telpās, salīdzinot ar darba organizāciju iepriekš. Tagad vietā, kur iepriekš strādāja 153 darbinieki, mājvietu raduši 250 cilvēku, un šo skaitu varētu vēl papildināt.
Lattelecom viedais birojs Mettropole izveidots sadarbībā ar Latvijas labākajiem telpu projektētājiem no Xcelsior un antropologu Robertu Ķīli, kas palīdzēja praktiski iedzīvināt uz motivāciju balstītu pieeju, ko sauc par bikstīšanu jeb nudging, proti, tā kā jaunais biroja koncepts paredzēja mainīt daudzus paradumus, šī metode ļoti palīdzēja, jo tā caur pozitīvismu, spēļu elementiem ļauj panākt vēlamo rezultātu. Piemēram, lai darbinieki pēc iespējas aktīvāk mainītu darba vietu, katru dienu zem kāda no krēsliem tika paslēpta kāda balva. Biroja telpas tehniskās projektēšanas un izbūves darbus veica Citrus Solutions.